Ms. Access, import data dari Ms. Excel

Data yang relatif sedikit dan sederhana masih bisa diolah dengan Ms. Excel. Tetapi bila sudah mencapai ribuan baris bukan tidak mungkin komputer kita akan hang. Microsoft juga menyediakan aplikasi yang dapat mengolah data dalam jumlah yang cukup besar yaitu Ms. Access. Bukan bermaksud merekomendasikan atau promosi tapi saya pikir karena aplikasi ini banyak digunakan di sebagian besar perkantoran/mahasiswa/orang pribadi/lainnya.

Selama hampir enam tahun ngampus di MIPA Selatan (hampir mahasiswa abadi) dan sekarang kerja di Kalibata, baru Rabu kemarin saya belajar import data dari Ms. Excel ke Ms. Acces. Jadi geli sendiri. Meskipun sebenarnya bisa belajar sendiri tanpa perlu ikut IHT tapi malas rasanya untuk berpikir ke arah situ sendiri. IHT (In Hoss Trening) tentang pengelolaan database menggunakan Ms. Excel dan Ms. Access dipandu oleh Pak IB sebelum beliau pindah karena mutasi ke kantor yang baru.

Beberapa hal yang harus disiapkan adalah:

- Aplikasi Office 2003 atau 2007

- File *.xls(x)

Meng-import file excel:

1. Buka Ms. Access>Blank Database>beri nama LatSatu.accdb>Create

2. Akan muncul Table1>klik kanan Table1-Import-Excel

3. Pilih file excel (di sini saya gunakan Data Pembayaran.xlsx yang memiliki 2 sheet yaitu Januari dan Februari)

4. Dari jendela Get External Data ada 3 pilihan:

a. Import the source data into a new table in the current database.

b. Append a copy of the records to the table.

c. Link to the data source by creating a linked table.

Pilih pilihan (a)

5. Ikuti langkah sesuai default, pilih sheet yang diperlukan (Januari)

6. Pastikan checkbox pada First Row Contains Columns Headings dipilih, jika baris pertama pada bagian atas kolom memang merupakan judul kolom.

7. Periksa tipe data tiap kolom satu per satu;

a. Data selain data tanggal dan angka bisa menggunakan tipe data Text.

b. Data tanggal menggunakan tipe data Date/Time.

c. Data angka/uang menggunakan tipe data Double.

8. Pada umumnya data dari Ms. Excel masih banyak yang sama (duplikasi data), saat dimasukkan ke Ms. Access diperlukan ID yang akan dijadikan primary key. Jika data belum memiliki primary key maka pilih Let Access add primary key.

9. Terakhir beri nama tabel dengan TBayar.

10. Double klik TBayar untuk melihat hasilnya.

Menambahkan sheet lain ke file sebelumnya:

1. Ulangi langkah 1 s.d. 4 tetapi untuk langkah ke-4 pilih Append a copy of the records to the table: TBayar.

2. Pilih sheet Februari.

3. Selesai. Bisa dilihat hasilnya.

Mudah banget yaa..